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CEBioS recherche un.e assistant.e de secretariat

Nous recherchons un(e) assistant(e) de secrétariat à temps plein jusqu’en juillet 2024, éventuellement renouvelable. Les candidats doivent remplir les conditions pour leur premier contrat de travail (EWE, moins de 26 ans).

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FR (NL below)

Contexte

Le programme CEBioS (https://cebios.naturalsciences.be/fr/accueil/ ) assure le renforcement des capacités dans les pays partenaires de la Coopération belge au développement dans le domaine de la conservation de la biodiversité et du développement durable lié à la réduction de la pauvreté. Le programme CEBioS travaille dans le cadre des engagements internationaux de la Belgique au titre de la Convention sur la diversité biologique (CDB) et de la Stratégie belge pour la biodiversité.

Le programme est hébergé et mis en œuvre à l’Institut royal des sciences naturelles de Belgique (IRSNB) à Bruxelles, où il appartient à la Direction opérationnelle « Nature ». CEBioS fait partie du groupe « BIOPOLS » de l’IRSNB et est étroitement lié au point focal national belge pour la Convention sur la diversité biologique (CDB).

Le programme CEBioS est financé par la Direction Générale de la Coopération au Développement (DGD) par le biais d’un protocole de coopération entre le Ministère de la Coopération au Développement et le Ministère de la Politique Scientifique.

L’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) travaillera principalement pour CEBioS (>10 personnes). En outre, le membre du personnel effectuera également des tâches pour le point focal national de la CDB (3 personnes) et, à l’occasion, pour le groupe de coordination BIOPOLS en accord avec le coordinateur de CEBioS.

DIPLÔME

Être titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur de type court (bachelor) ou d’un diplôme ou certificat de candidat (si vous avez obtenu votre diplôme en dehors du Benelux, une équivalence de diplôme est requise).

COMPÉTENCES TECHNIQUES

Les compétences techniques sont les suivantes :

Objectif du poste : fournir une multitude de tâches administratives exécutives différentes afin de soutenir le le programme ;
Domaines de résultats essentiels :

(1) Fournir une assistance administrative au coordinateur et aux gestionnaires de programmes, préparer et classer les dossiers, gérer l’agenda, organiser et planifier les réunions ;

(2) Accueillir les visiteurs, répondre en personne, par téléphone ou par courrier électronique aux demandes de renseignements simples et/ou de routine des partenaires externes et internes, les orienter vers les personnes et/ou les services compétents, fournir les documents ou les brochures nécessaires, demander les informations nécessaires et/ou examiner les documents afin d’aider davantage le partenaire ;

(3) rédiger des lettres standard ou personnalisées pour le service, éventuellement des travaux de traduction mineurs, traiter la correspondance entrante et sortante, rédiger des rapports de réunions internes, s’occuper du matériel nécessaire, répondre au téléphone, faire des réservations de salles ;

(4) être responsable de l’organisation pratique de stages, réunions, d’événements, de colloques, d’activités et de rassemblements afin qu’ils se déroulent de manière professionnelle et efficace. Cela comprend les tâches suivantes : élaborer le planning, organiser des réunions avec les parties concernées, établir la liste du matériel/des membres, contacter les fournisseurs, réserver l’hébergement et le transport (taxis, billets d’avion), préparer la salle ; être responsable de la logistique des voyages et de l’hébergement des stagiaires étrangers et agir en tant que contact principal ;

(5) En outre, le collaborateur devra être en mesure d’assurer la gestion du classement des documents, ainsi que l’encodage des données dans diverses bases de données.

COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES

Excellente maîtrise du néerlandais, du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit (communication) ;
Compétences sociales, orientation vers les solutions, facilité à traiter avec toutes sortes de publics.
Intérêt pour le travail dans un environnement multiculturel, la coopération au développement et un institut scientifique fédéral ;
Indépendant et proactif ;
Esprit d’équipe, fiabilité et sens du service ;
Efficacité dans le respect des délais ;
Compétences en matière de planification, d’organisation et de logistique
Agilité dans l’emploi des programmes Office (word, powerpoint, excel).

Offre

Convention premier emploi (-26 ans) à temps plein jusque juillet 2024, éventuellement renouvelable.
Une rémunération conforme à l’échelle légale en tant qu’Expert administratif avec l’échelle salariale correspondante (B1).
Gratuité des transports en commun ou indemnité de bicyclette.

Solliciter

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur CV et une lettre de motivation au plus tard le 15 aout 2023 au Dr Luc Janssens van Bisthoven, coordinateur du CEBioS, par e-mail : ljanssens@naturalsciences.be. Les entretiens auront lieu fin aout 2023. Début du travail : de préférence le 1er octobre 2023.

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NL

Secretariaatsmedewerk(st)er full-time – EWE min 26 jaar (m/v/x)

Voor het CEBioS-programma zijn we op zoek naar een Secretariaatsmedewerk(st)er, voor een vaste periode tot juli 2024, mogelijk verlengbaar. Kandidaten moeten voldoen aan de voorwaarden van de eerste arbeidsovereenkomst (EWE, jonger dan 26 jaar).

Context

Het CEBioS-programma (https://cebios.naturalsciences.be/fr/accueil/ ) doet aan capaciteitsopbouw in de partnerlanden van de Belgische ontwikkelingssamenwerking op het gebied van behoud van biodiversiteit en duurzame ontwikkeling gekoppeld aan armoedebestrijding. CEBioS werkt in het kader van de internationale verplichtingen van België onder het Verdrag inzake biologische diversiteit (CBD) en de Belgische biodiversiteitsstrategie.

Het programma is gehuisvest en wordt uitgevoerd in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) in Brussel, waar het behoort tot de Operationele Directie ‘Natuur’. CEBioS maakt deel uit van de ‘BIOPOLS’ groep van het KBIN en is nauw verbonden met het Belgische Nationale Knooppunt voor het Verdrag inzake biologische diversiteit (CBD).

Het CEBioS-programma wordt gefinancierd door het Directoraat-generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGD) via een samenwerkingsprotocol tussen het ministerie van ontwikkelingssamenwerking en het ministerie van wetenschapsbeleid.

De Polyvalente Administratieve assistent werkt in hoofdzaak voor CEBioS (> 10 personen). Daarnaast zal de medewerk(st)er ook taken uitvoeren voor het Nationaal Knooppunt CBD (3 personen) en bij gelegenheid voor de overkoepelende groep BIOPOLS in afspraak met de coordinator van CEBioS.

DIPLOMA

Houder zijn van een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (bachelor) of van een kandidaatsdiploma of -getuigschrift (Indien je je diploma buiten de Benelux behaalde is een diploma gelijkwaardigheid nodig).

TECHNISCHE COMPETENTIES

Doel van de functie: Het verzorgen van een veelheid aan verschillende uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van de dienst of van een medewerker;
Kernresultaatsgebieden:

Administratieve hulp verlenen aan coördinator en programmabeheerders, voorbereiden en klasseren van dossiers, agenda beheren, organiseren en beleggen van vergaderingen;
Onthaal van bezoekers, eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en interne partners persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden, doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten, verschaffen van de nodige documenten of brochures, opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de partner verder te kunnen helpen;
Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst, eventueel kleine vertalingswerken, behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling, opmaken van verslagen van interne vergaderingen, verzorgen van het nodige materiaal, telefoon aannemen, boeken/zaaltjes reserveren;
Op een projectmatige manier instaan voor de praktische organisatie van vergaderingen, evenementen, colloquia, activiteiten, bijeenkomsten teneinde deze op een professionele en efficiënte manier te laten plaatsvinden. Dit omvat o.a. de volgende taken: uitwerken van de planning, beleggen van vergaderingen met betrokken partijen, aanleggen van materiaallijst/ledenlijst, contact opnemen met leveranciers, reserveren van accommodaties en transport (taxis’, vliegtickets), voorbereiden van de zaal; instaan voor de logistiek voor de reizen en het verblijf van buitenlandse stagiaires en fungeren als hun belangrijkste aanspreekpunt.
Verder zal de medewerk(st)er in staat moeten zijn om klassementsbeheer van documenten uit te voeren, zoals ook de codering van data in verschillende databases.

GENERIEKE COMPETENTIES

Uitstekende beheersing van mondeling en schriftelijk Nederlands, Frans en Engels (communicatie);
Sociale vaardigheden, oplossingsgericht, gemakkelijk in de omgang met allerlei soorten publiek
Interesse in het werken in een multiculturele omgeving, ontwikkelingssamenwerking en een federaal wetenschappelijk instituut;
Onafhankelijk en proactief;
Teamgeest, betrouwbaar en service gericht;
Efficiëntie t.o.v. deadlines;
vaardigheden voor planning, organisatie en logistiek.

Wij bieden

Voltijds startbaanovereenkomst (-26 jaar) tot juli 2024, mogelijk verlengbaar.
Verloning volgens het wettelijke barema van Administratieve deskundige met de bijhorende weddeschaal (B1).
Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding.

Solliciteren

Geïnteresseerden worden uitgenodigd om hun CV en een motivatiebrief uiterlijk 15 augustus 2023 te sturen naar Dr. Luc Janssens van Bisthoven, CEBioS-coördinator, per e-mail: ljanssens@naturalsciences.be. Interviews zullen plaatsvinden einde augustus 2023. Start van het werk: bij voorkeur op 1 oktober 2023.